חברות לא מבינות שיש להן את כל המידע שהן צריכות. פשוט צריכים לדעת לנתח אותו ולהפיק ממנו תועלת

בעבר הלא מאוד רחוק, המידע שאספו ארגונים תועד על גבי מסמכים שנשמרו בקלסרים. עם השנים, כשהמחשבים ומהפכת הביג דאטה נכנסו לחיינו, המידע שבו מחזיקות חברות הולך וגדל, ונערם בערימות אדירות אצל מנהלים שונים: מנהלי מכירות, שיווק, תפעול וכספים, כשלעתים דוחות האקסל והנתונים פשוט לא נפגשים. 

"יש כיום חברות שמבזבזות 80% מהזמן הניהולי באיסוף המידע והבנת התמונה, ונותרים להן רק 20% מהזמן והמשאבים כדי ליישם בפועל את התובנות שהגיעו אליהן", אומר רו"ח משה דונוביץ, מנכ"ל משותף של חברת “בינה”, המפתחת פתרונות ניתוח מידע בחברות.

ל"בינה" יש פתרון פשוט עבור ארגונים שמנהלים כמויות גדולות של נתונים: מערכת בינה עסקית (BI). "רבים סבורים", מסביר דונוביץ, "שהתוכנות הללו יקרות ושרק חברות גדולות יכולות לרכוש אותן.  חברות אלו ממשיכות לעבוד על הנתונים שלהן באמצעות EXCEL ו-PowerPoint. אבל כיום, לא רק העלות של מערכות BI ירדה, אלא שהן מערכות מרכזיות והכרחיות עבור חברה שרוצה לשלוט בנתונים שלה ולהגדיל רווחיות", הוא אומר. 

רק מה שהמנהלים צריכים לדעת

"מנהלים רבים חוששים משלב ההטמעה של המערכת, אבל בעצם מדובר במערכות ש'רוכבות' על מערכות המידע הקיימות בארגונים, אוספות את המידע מהמערכות השונות, מצליבות אותו, יוצרות האחדה כדי לקבל תמונה שלמה, ואז מאפשרות לנתח אותו ולהפיק תובנות חשובות על המקומות בהם ניתן להשפיע. הנגשת המערכות לארגונים קטנים ובינוניים מאפשרת להם להקדיש 80% מהזמן ליישום התובנות מהמידע, ודרושים רק 20% מהזמן כדי לטייב, לאסוף ולנתח אותו. 

"מערכת בינה עסקית אוספת מידע, מנתחת אותו ומציעה למנהלים רק את מה שהם צריכים לדעת, בצורת התראות, דוחות אינטראקטיביים מעודכנים וכן הלאה. המערכת מאפשרת מחד לראות את התמונה הניהולית במבט על, ומאידך, בלחיצת כפתור, לרדת לפרטים הקטנים ביותר. 

"המערכת מאפשרת גם לקבל מידע, אוטומטית, ללא מעורבות מתווכים, לפי חיתוכים שונים: למשל, מכירות באזור גיאוגרפי מסוים, בעונה מסוימת, איזה פריט נמכר יותר, מהו הרווח מכל פריט, מצב המלאי ועוד. כשהמערכת מזהה חריגה, היא מודיעה למנהל ומאפשרת לו להגיב במהירות. המנהל לא צריך מתווכים כדי לקבל מידע. הוא מקבל מיד תשובות - ויכול להפוך אותן לאקשן אייטמס ולמשימות. 

"מערכות ה-BI גם מייצרות אחידות בשפה הארגונית. כולם מסתכלים על אותם נתונים ומנתחים את אותו מידע. כך, ניתן לשים סוף לוויכוחים בין אנשי מכירות ואנשי כספים, שמתווכחים על גובה המכירות כשאלה מסתכלים על ההזמנות ואלה על החשבוניות", מחייך דונוביץ.

מידע ותובנות מותאמים לכל חברה

חברת “בינה” הוקמה ב-2006 כחברה העוסקת בניהול כספים בחברות, שירות שרובו עסק בניתוח והצגת מידע למנהלים ומטבעו נגע בכל פינה בארגון. החברה עוסקת בתחום ה-BI למעלה מעשור, וכ-Business Partner של מיקרוסופט, מנצלת את ניסיונה העשיר כדי לפתח עבור לקוחותיה פתרונות בהתאמה אישית, המבוססים על מערכת Power BI של מיקרוסופט. 

"כשניגשים לייצר מערכת שמנתחת מידע, חשוב לא רק לנתח את המידע הקיים, אלא גם להבין כיצד הוא נאסף - ולשם כך, צריך להבין את התהליך. לפעמים ארגון מאוד רוצה לנתח את המידע שלו, אבל כיוון שהוא נאסף בצורה לא נכונה, הוא חסר במקרה הטוב וחסר ערך במקרה הפחות טוב. הערך המוסף שלנו הוא בכך שאנחנו מלווים את החברה צעד צעד בתהליכי ההטמעה, עוזרים לה לדייק את תהליכי איסוף המידע, וכך לקבל מידע עשיר ואמיתי, שניתן לבצע עליו ניתוחים איכותיים.

"היתרון המשמעותי שלנו הוא שילוב הניסיון העסקי שלנו ו'ארגז כלים'  גדול שאנחנו מביאים לחברות שאנו מלווים", מסביר דונוביץ. "רובנו רואי חשבון ומנהלי כספים, או בעלי רקע בניהול בכיר, ומכירים היטב את תחומי הלוגיסטיקה, הייצור, המלאי והתפעול בארגונים ובוודאי את התחום הפיננסי. הלקוחות שלנו מעריכים את הניסיון שאנחנו מציעים ואת תפיסת השטח שיש לנו, ואז קל להם יותר לבטוח בפתרון שאנחנו מציעים להם ולארגון" , אומר דונוביץ.

"אני לא מאמין במוצרי מדף, אלא בהתאמה ספציפית של מוצר לחברה. יכולות להיות שתי חברות שפועלות באותו תחום, אבל כל אחת מהן מעוניינת לקבל מידע שונה ומבקשת תובנות שונות, ולכן גם המערכות שניישם בהן יהיו שונות".

המערכת הופכת להיות 'החבר הכי טוב שלך'

"ככל שמשאירים את מלאכת האיסוף והניתוח של המידע בידי הגורם האנושי, יהיו טעויות", ממשיך דונוביץ. "לא ניתן להימנע מכך. ארגונים כיום צריכים לדעת שגם חברות בינוניות ואפילו קטנות, יכולות לאפשר לעצמן מבחינה תקציבית להשתמש במערכת BI מותאמת עבורן. כך באפשרותן להשיג נגישות מלאה למידע שלהן, בדיוק בדרך שבה הן רוצות שהוא יוצג. ככל שהמורכבות של הארגון גדלה, כמובן שעולה הצורך במוצר מסוג זה".

ביישום מערכת BI בארגון, כמעט תמיד יש קשיים והתנגדויות. "אנשים חוששים מאוד מהתהליך. הם מבינים שהם יאלצו לשנות את דרך עבודתם ושעומדות להתגלות בעיות שיצריכו פתרון. עובדים מרגישים ש'מזיזים להם את הגבינה'. אבל ברגע שנכנסים לשגרת עבודה, המערכת הופכת להיות 'החבר הכי טוב שלך' וחלק בלתי נפרד מחיי הארגון. הן האמצעי הראשון שאליו נכנסים בבוקר והאחרון שמכבים בסוף יום העבודה. 

"אנחנו מסבירים ללקוחות שלנו שאנחנו לא עוזרים לארגון לחסוך בכוח אדם, אלא לנצל טוב יותר את המשאב האנושי המדהים שיש להם. המערכת שלנו מאפשרת לאנשים הטובים בארגון לעסוק במשימות המקוריות שלהם, ולהבין מה המידע של החברה אומר, איך לשפר את הארגון, להגביר מכירות ולהתייעל".  

"בינה"

תחום פעילות: תהליכים, ניתוח וניהול מידע עסקי - ישום מערכות BI 

מייסדים: אלון פייט, משה דונוביץ – מנכ"לים משותפים

שנת הקמה: 2006

מספר עובדים: 10

מיקום משרדים: חדרה

‍

‍

למידע נוסף: www.bina-bi.co.il / contact@bina-bi.co.il