ניהול דאטה נכון שווה כסף. כך עושים זאת

בספרו המפורסם של פאולו קואלו, "האלכימאי", הגיבור יוצא למסע חיפושים חובק עולם בחיפושו אחרי אוצר, שלאורך כל הדרך היה חבוי ממש מתחת לאף. באופן דומה, יותר ויותר ארגונים מבינים שלפעמים, הפתרון נמצא בידיים שלהם: בדאטה שמייצר הארגון, כאשר שימוש נכון בו מאפשר השגת המטרות והיעדים הארגוניים. ההבנה הגוברת שהמידע הוא הזהב החדש, הובילה לעליית הפופולריות של Data Driven Organization - קבלת החלטות אסטרטגיות על סמך איסוף וניתוח נתונים. 

דוגמה מצוינת לחברות שהיו צריכות "לחשב מסלול מחדש" הן חברות הקמעונאות שטרם השקיעו במכירות און-ליין עד עידן הקורונה. כדי להתאים עצמן לתקופה, היה עליהן לבנות מערך לוגיסטי יעיל, להוסיף ערוצי תקשורת ורכישה ללקוחות, להשקיע משמעותית בשיווק און-ליין, בדגש על הרשתות החברתיות, ולאסוף מידע על לקוחותיהן. מרגע זה למעשה נדרש ניהול נכון ויעיל של הנתונים כדי להצליח באסטרטגיה החדשה ולמצות את הזהב מכלל המידע. 

ואולם, גם לאחר שארגונים מבינים את הכוח הטמון במידע שבידיהם - לא תמיד הם יכולים לתרגם אותו לתוכנית פעולה אפקטיבית. הסיבה היא ריבוי המידע, שמגיע מאפיקים שונים - אנשי מכירות, נציגי שירות, ספקים, מנהלים וכן הלאה. על מנת "לעשות סדר" בבלגן ולפרוץ קדימה - דרושה אסטרטגיית דאטה.

מהי אסטרטגיית דאטה ומהם השימושים שלה?

אסטרטגיית דאטה נועדה לעשות שימוש יעיל בנתונים, לצורך מימוש היעדים ומטרות הליבה של החברה. כאשר בונים אסטרטגיית דאטה, למעשה אנחנו יוצרים תוכנית פעולה מתודולוגית וטכנולוגית לטובת ניהול חכם ויעיל של הדאטה בארגון.  

בניית אסטרטגיית דאטה מאפשרת:

• למפות את צרכי הדאטה לאור האסטרטגיה הארגונית והמטרות העסקיות.
• לייצר תוכנית להשגת המידע ומימוש צרכי הדאטה.
• להגדיר פעולות לביצוע - כולל פירוט השינויים שצריך לבצע כדי להפיק מקסימום תועלת מהמידע שברשות הארגון. 

בנייה ויישום אופטימליים של אסטרטגיית הדאטה מאפשרים, בין היתר, לשפר את חווית הקנייה, להגדיל את אחוזי הסגירה והיקף המכירות, לייעל תהליכי ייצור ולמנוע תקלות אפשריות. כך למשל, רשתות השיווק יכולות לנתח את דפוסי הצריכה של הלקוחות, כדי להציע להם הצעות מותאמות אישית שיובילו להגדלת סל המוצרים. 

בנוסף, בניית אסטרטגיית דאטה יכולה לסייע למנהלים הפנימיים של החברה לבצע במהירות ובאופן עצמאי תהליכים ואנליזות חכמות שיובילו לייעול עבודתם - כמו למשל, חברת מימון ישיר, בה הובילה חברת איטרניטי תהליך של אסטרטגיית דאטה במטרה לשפר את תהליכי העבודה במימון ישיר, ולתת מענה איכותי וטוב יותר ללקוחותיה. אם כן, ארגון שהחליט לבנות אסטרטגיית דאטה כבר נמצא בנקודת זינוק טובה יותר להשגת מטרותיו. ואולם זהו תהליך מורכב מאוד, שדורש ידע וניסיון - וכל טעות בו, עלולה לחבל בהשגת היעדים ולגרום להוצאות מיותרות. 

בשנות הפעילות של איטרניטי בתחום, עיצבנו את תהליך אסטרטגיית הדאטה, ויצרנו נוסחה שעוזרת לארגונים שונים, ובהם חברות מובילות במשק, לחתור למימוש יעדים עסקיים. הנוסחה כוללת שלושה מפתחות מרכזיים - מיפוי המצב הקיים, בניית אסטרטגיית דאטה וחיבור המתודולוגיה לטכנולוגיה, כדי לאפשר את מימוש היעדים. 

‍

המפתחות לבניית אסטרטגיית דאטה מכוונת תוצאות
‍

מפתח 1: מיפוי המצב הקיים

כדי להשיג את המטרות הארגוניות, חשוב למפות את המצב הקיים עסקית וטכנולוגית. בתהליך זה, יש לבחון, למשל, מיהם צרכני הדאטה בתוך הארגון, ואיזה מידע וכלים הם צורכים היום. בהמשך, יש לבדוק איזה מידע צריך לתחקר כדי להגיע ליעדים, ולהגדיר את ערוצי התחקור. לדוגמה, קבוצת מסחר יכולה לבקש לנתח את רכישות הלקוח בחברות הקבוצה השונות, כדי לעודד מכירות צולבות. בנוסף, יש לערוך מיפוי פרויקטים ותוכניות קיימות - כדי לגלות כיצד אפשר לשפר או לשנות אותם, לצורך ייעול ניהול מערך הדאטה.

מפתח 2: הגדרת יעדים ובניית אסטרטגיה

כדי להגיע להגדרה מדויקת ככל האפשר, חשוב לפעול בהתאם למטרות הארגוניות. ברגע שנבין מדוע צריך לאסוף נתונים על דפוסי הקנייה של לקוחות קיימים (למשל, כדי להגדיל את היקף המכירות הצולבות), יהיה קל יותר להגדיר את צרכי הידע ולבנות אסטרטגיה שתקלע למטרה. חוסר דיוק בהגדרת צרכי הידע עלול להקשות על השגת המטרות. לדוגמה, אם הגדרנו בצורה לא מדויקת את מטרות העל ומטרות הביניים בעת ניתוח דפוסי הקנייה של לקוחות קיימים, אנחנו עלולים להיתקל בקשיים באיסוף המידע ובגיבוש תובנות שיובילו לתוצאות הרצויות. 

מפתח 3: חיבור המתודולוגיה לטכנולוגיה

אחת מנקודות התורפה של תהליך אסטרטגיית דאטה בארגון היא ההפרדה בין בניית האסטרטגיה לבין היישום הטכנולוגי שלה. אם אין בארגון גורם שעוסק גם בבניית האסטרטגיה וגם בתרגום שלה לתהליכים טכנולוגיים, עלולים להיווצר פערים בין התכנון ליישום. 

לכן, ההתמקדות שלנו היא בתהליך כולל - מבניית אסטרטגיית דאטה המחוברת ליעדים העסקיים ועד תרגומה לתהליכים טכנולוגיים, כולל מיפוי תשתיות דאטה, בניית ארכיטקטורת המידע, הגדרת המערכות והתהליכים הנדרשים. 

תוכנית העבודה שבונה איטרניטי כוללת יעדים מיידיים ועתידיים, המאפשרים לארגון לצמוח בהווה ובמקביל ליצור מנועי צמיחה לטווח הארוך. כל זאת באמצעות צעדים פרקטיים וישימים, המובילים למינוף הדאטה בצורה מהירה ויעילה. בסופו של תהליך, הלקוח מקבל תוכנית עבודה מיידית ועתידית אסטרטגית הכוללת המלצות על ארכיטקטורה ומתודולוגיה, כלים טכנולוגיים ואף תמהיל הצוות הנדרש לתמוך בתוכנית. 

הקורונה לימדה את כולנו שחשוב להיות יעילים וחסכוניים - ומיצוי כלל המידע העומד לרשות הארגון הוא אחת הדרכים להשיג יעילות זאת. בניית אסטרטגיית דאטה איכותית מאפשרת הצבת יעדים שיזניקו את הארגון קדימה - ולא פחות מכך, היא גם מאפשרת להשיג אותם.

לפרטים נוספים: 

אריאל עוז, CTO איטרניטי

טלפון:  050-4045073

מייל: leac@eternity-it.co.il

אתר החברה