מרכזים רפואיים | ניהול חכם

בימים שאחרי הקורונה, ישראל נערכת להתנעה מחודשת של הפעילות במשק – כאשר בכל ענף של פעילות קיימות מגבלות שונות, שנועדו לשמור על בטיחות הלקוחות והעובדים. אחד הסקטורים שבהם ההנחיות החדשות משמעותיות במיוחד הוא של המרכזים הרפואיים והמרפאות, שנדרשים לערוך שינויים משמעותיים בתהליכי העבודה.

בין השאר, יש לצמצם ככל האפשר את המגע בין המטופלים לבין אנשי צוות במרפאה, בין אם מדובר ברופאים או בעובדי מנהלה. הכפפות החד-פעמיות מתחלפות במגע עם כל כרטיס אשראי בנפרד של כל לקוח, או כל מסמך/ צילום שמועבר על ידו, התורים מתרווחים כדי שמטופלים לא ייפגשו בחדר המתנה, המטופלים נדרשים לחתום על הצהרת בריאות - קורונה ועוד.

בקרב המרפאות עולות דרישות חדשות להתמודדות עם המגבלות, ובהן אפשרות לשלב פגישות זום, שילוב עבודה מהבית, הימנעות מהחלפת טפסים וניירת בין הצוות למטופל (מרפאה ללא נייר, Paperless) והצהרות בריאות שימולאו מרחוק טרום הגעה למרפאה, ייחתמו ויתועדו בתיק המטופל. בנוסף, ההאטה הכלכלית המורגשת במשק כולו מביאה מרפאות לבדוק כיצד באפשרותן לייעל את תהליך העבודה, ולחסוך בעלויות של החזקת שרתים ושירותי DBA.

יפעת עומר, מנכ"לית בית התוכנה רפיד אימג', הפועל זה 20 שנה ומחזיק בנתח של 70% בסקטור התוכנות לניהול מרפאות פרטיות ומרכזים רפואיים, מסבירה, כי "המגמה של שילוב עבודה מרחוק נכנסה באופן חד לסקטור שירותי הבריאות. מרפאה שלא תדע להשתלב במגמה עלולה להיות בבעיה בגל השני, שייתכן שיגיע.

"תוכנות לניהול מרפאות נדרשות כיום לספק מענה לתרבות העבודה החדשה - ובראש ובראשונה, אפשרות הגישה מכל מקום. אנשי הצוות והמטופלים לא צריכים להיות במרפאה כדי לשלוח ולמלא מרשם, טופס הסכמה או שאלון בריאות. הרופא יכול לדבר עם הלקוח מהבית, ולבקש ממנו למלא מראש טופס הצהרה שאינו חולה בקורונה – כפי שדורשות ההנחיות. הלקוח קורא וחותם מרחוק, והטופס נשמר בתיק שלו עוד לפני שהגיע בכלל למרפאה".

מרפאה ללא נייר – לשמירה על היגיינה ואיכות הסביבה

עוד מדגישה עומר כי ההיגיינה נמצאת במרכז השיח. "נושא ניהול המרפאה ללא נייר, Paperless, קיים כבר כמה שנים. במקור כדי לשמור על איכות הסביבה - אך בימים אלה, כשרוצים לצמצם מגע בין המטופל לצוות המנהלה, מרשמים רפואיים נשלחים בדוא"ל, כמו גם חשבוניות, קבלות, הצעות מחיר, תוכניות טיפול ועוד. כך, מונעים העברת מסמכים מיד ליד – ומעלים את רמת ההיגיינה במרפאה".

בנוסף, גם הסליקה יכולה להתבצע ללא מגע: אפשר לסלוק כרטיס אשראי באמצעות מסוף לסליקה עצמית על ידי המטופל, בדומה לחנויות בחו"ל. זאת, במקום שאנשי הצוות המטפלים בתשלום יידרשו להחליף עשרות כפפות חד-פעמיות בין כרטיס אשראי אחד לשני של מטופלי המרפאה. כך, להפחתת עלויות ונזק סביבתי עצום.

עומר מספרת כי דרישה חדשה שעלתה בקרב המרפאות בימי הקורונה היא קיום פגישות זום – גם לצרכים רפואיים. "זום חדר גם לסקטור הרפואי - מרפאות התחילו לשלב פגישות זום לייעוץ או ביקורת", מתארת עומר.
"לכן, נדרש כי מערכת הענן תתממשק לזום, כך שיתאפשר לתעד כל פגישת זום עם מטופל, וההקלטה תישמר כתיעוד בתיק המטופל; בדיוק כמו בפגישה פנים אל פנים".

הלקוחות יכולים לקבוע תור בעצמם

בעקבות ההאטה הכלכלית שהביא עמו משבר הקורונה, אך לא רק, המרפאות מחפשות נתיבי התייעלות - למשל בתיאום תורים לטיפולים. "ישנם טיפולים שנדרשים בתיאום תור על ידי הרופא או המזכירה, אך קיימים גם טיפולים שהלקוח יכול לתאם בעצמו - כמו פגישת ייעוץ במרפאות אסתטיקה או טיפול עזרה ראשונה במרפאות שיניים.

"התייעלות זה לתת ללקוח לתאם לעצמו את התור ולאפשר לשלם עליו באשראי מראש. זהו אמצעי מצוין להפחתת תורי סרק וביטולי תורים".

5 דגשים לבחירת תוכנה - שתיתן מענה לצרכים של היום וגם של מחר

לא כל יום בוחרים תוכנה. הבחירה צריכה לכסות את צרכי המרפאה הנוכחיים, ולהיות ערוכה לצרכים של מחר. לדברי עומר, יש מספר נקודות לאור מסקנות הקורונה, שחשוב לקחת בחשבון:

1. עבודה מרחוק - מיקום בענן – כיום כבר ברור לכולם שהאפשרות לעבוד מהבית היא קריטית. אמנם לא ברור מתי יגיע הגל הבא של הקורונה, אבל חייבים להיערך לקראתו. בנוסף, שילוב צ'ט פנימי בתוך התוכנה לסנכרון הצוות יגדיל את יעילות העבודה מרחוק.

2. מגוון טפסים דיגיטליים - למילוי וחתימת לקוח ללא נייר. חשובה האפשרות לשנות ולהתאים את הטופס בכל מרפאה ומרפאה, ללא תלות בבית התוכנה.  

3. מודול למעקב אחרי לידים - יותר ויותר מרפאות משתמשות בפרסום ברשתות החברתיות ובמדיה הדיגיטלית. הלידים עולים למרפאה הרבה כסף, וכדי למקסם את יעילותם ולאפשר מעקב יעיל והקמת משימות, נדרש מודול יעיל למעקב אחרי הלידים. גם כאן, כדאי לאפשר  לנציגי המכירות לעבוד מרחוק.

4. "דשבורד" ניהולי - ביום שאחרי הקורונה, ההנהלה מרחוק תרצה לשמור על פיקוח ממבט על. נדרש תקציר מנהלים למצב היומי או החודשי גם כשהרופא בכנס רופאים בפריז.

5. מודול פיננסי להתחשבנות – הן מול לקוחות, למשל בחשבוניות וקבלות; והן התחשבנות פנימית – לחישוב שכר רופאים (כחלק מתוכניות טיפול) יועצים ונציגי מכירות (עמלות) או צוות מנהלה (ניהול נוכחות).

לסיכום, אומרת עומר, "הקורונה שינתה את כל התרבות שלנו, ובתוך כך גם את תרבות העבודה  שעוברת שינויים משמעותיים. כבית תוכנה המחובר לצרכים ולרצונות של הלקוחות, זיהינו את המגמה הזו בזמן, חידדנו את המודולים ונערכנו כדי לאפשר למרפאות לעבוד בצורה הטובה ביותר, בימי הקורונה וגם לאחריהם".

‍

רפיד אימג'- שותף עסקי של SAP

לפרטים נוספים: 072-3263987

https://bit.ly/rapidimage

‍