"בכל משרד מסמכים מסוגים שונים: תוכניות עבודה, פרוטוקולים, חשבוניות, שרטוטים וכן הלאה. כל אלה מהווים ידע ארגוני שחשוב לשמר - ובו בזמן, להנגיש", מסביר יוסי מזל-טוב מחברת חניבעל מערכות מידע. "הידע הארגוני תומך בקידום מהלכים שרוצים לבצע, עוזר בפתרון בעיות, ומהווה בסיס להתנהלות מול הלקוחות".
עם זאת, אומר יוסי, "כשהארגון או המשרד אינם עובדים בצורה דיגיטלית, יהיה קשה למצוא מסמך ספציפי, מה שעלול לגרום לחוסר הבנה ותקלות. אם, למשל, התקבל מייל מלקוח והוא אינו נגיש לכל המעורבים בפרויקט - ההתנהלות מול הלקוח עלולה להיפגע".
מתוך הבנה כי האתגר המרכזי הוא היכולת לשתף ידע ארגוני ולאתר מסמכים במהירות, פיתחה חניבעל מערכות מידע פתרון המותאם אישית לכל משרד וארגון. "כל מסמך מתויק לפי מספר שכבות מידע, מה שמאפשר איתור מהיר שלו - למשל, לפי שם לקוח, נושא, מחלקה וכן הלאה; תאריכים, סוגי מסמכים, מילות מפתח, נתונים מוצמדים, כמו מספר עובד, מספר פוליסה וכן הלאה", מסביר יוסי.
"המערכת פועלת על בסיס קליטת מידע בזמן התיוק או לפי מילים בתוך המסמכים, כולל מסמכים סרוקים, קבצי וורד ואקסל, וכל המילים מתוך הודעת המייל. כך, ניתן למצוא בקלות מסמכים, על פי הקשרים לוגיים".
לקוחות החברה מגוונים, וכוללים, בין היתר, חברות תעשייתיות וכלכליות, מהנדסים, רואי חשבון, עצמאים ועוד. גם גודלם של הלקוחות משתנה - החל במספר משתמשים בודדים ועד תאגידים שעובדים ללא הגבלה של מספר המשתמשים בו-זמנית.
"ניקח לדוגמה משרד רואי חשבון", אומר יוסי, "לכל לקוח יש לפחות תיק קבוע אחד, ובו מסמכים הקשורים לחברה, לארגון של הלקוח וכן הלאה, למשל 'פרוטוקול התאגדות'. נניח ששלוש שנים לאחר פתיחת התיק, הלקוח זקוק לעותק של מסמך זה בדחיפות. כעת הרו"ח צריך לשלוח עובדים שיאתרו פיזית את התיק מתוך מאות ולעיתים אלפי תיקים בארכיון המשרדי. במערכת שלנו, פשוט מחפשים לפי לקוח, תיק קבוע, סוג מסמך - והמסמך נמצא. לחיצה על "שלח במייל" ועותק המסמך מגיע ללקוח".
דוגמה נוספת היא של מחלקות הנדסה בעיריות. "במחלקות אלה יש מסמכים של עשרות אלפי פרויקטים - לפי שנים, פיתוחים שונים, מתנ"סים וכו' – שפע אדיר. נניח שלצורך ישיבת פרוטוקול צריך למצוא מסמך תכנון של מבנה ציבורי בדחיפות. במקום לנבור בין מיליוני מסמכים בארכיון, במערכת ניהול המסמכים שלנו, Doc-IL, אפשר לאתר את המסמך בקלות ובמהירות לפי פרויקט, אזור, סוג מסמך, נושא, שנה וכן הלאה, וכל זה בלחיצת כפתור אחת. המוטו שלנו: סדר, ארגון ונגישות - זה כל הסיפור".
לפרטים נוספים: www.hanibaal.co.il
