על המשמרת: כלים חכמים לניהול סידור העבודה בתקופת הקורונה

גם אם אפשר לקוות, בזהירות, שהסגרים מאחורינו, אנחנו עדיין מתמודדים עם חששות לבריאות הפיזית והנפשית שלנו ושל הקרובים לנו. הציפייה לחזרה מהירה לשגרה, במיוחד בארגונים גדולים, מייצרת לחץ הולך וגובר. הדבר מורגש במיוחד בארגונים גדולים המבוססים על עבודה במשמרות, לפעמים 24 שעות ביממה, 7 ימים בשבוע. עבודה מסוג זה תמיד היתה מאתגרת, אבל רמת הקושי עלתה באופן ניכר בתקופת הקורונה, כשהיא מטילה עומס נוסף על כתפיהם של מנהלים ועובדים כאחד. ניהול סידור עבודה ידני ולא אופטימלי יכול לעלות לארגון גדול מיליוני שקלים מבוזבזים בשנה.

אחת הדרכים הטובות ביותר להקל על העומס במגזרים שונים, היא התאמת מערכת תכנון ייחודית לכל ארגון והטמעה מהירה שלה. בחברת "משמרות" משתמשים באלגוריתם בינה מלאכותית (AI) כדי שכל חברה תוכל להכין סידור עבודה באופן אוטומטי וחכם. המערכת מתוכננת לחסוך לארגון כסף באמצעות שיבוץ אופטימלי של העובדים, למנוע חריגות מחוקי עבודה עבודה, ולתת להנהלת הארגון כלים שפשוט לא קיימים בהיעדרה.

בעזרתה, הארגון חוסך סכומי עתק על שעות נוספות מיותרות, המנהלים חוסכים אלפי שעות עבודה מבוזבזות על בניית סידורי עבודה, והיא מספקת להנהלה כלי ניטור ובקרה שלא קיימים כיום. ב-Case-Studies בהם יושמה המערכת בארגונים גדולים, הלקוחות מעידים על חסכון של מעל מיליון ש"ח בשכר בשנת השימוש הראשונה.

מערכות לניהול ושיבוץ משמרות - מותאמות לכל מגזר

בלב העשייה החדשה, בין הארגון ללקוחותיו, ניצבים העובדים. הם צריכים להמשיך ולספק שירות, תוך שמירה על יעילות, זמינות ואדיבות. המשימה של המעסיק היא לספק לעובדים את התנאים המיטביים, אך קשה מתמיד לעשות זאת כשהמצב יכול להשתנות בהתראה קצרה. מתוך הבנת צרכי העובדים, בחברת משמרות בנו מודולים המאפשרים לנהל ולתכנן משמרות תוך חקירה עמוקה של צרכיהם הייחודיים של המגזרים השונים במשק. 
‍

• תמיכה במוקדים טלפוניים: מודול ייעודי מאפשר לאחמ"שים במוקדים לנהל משמרת תוך כדי ניטור כניסה ויציאה של עובדים, כמות העובדים מכל צוות ומכל הכשרה בכל רגע נתון. ניתן לנטר בזמן אמת איחורים, היעדרויות, הערות משמעת ועוד. מודול נוסף מאפשר לאחמ"שים במוקד לנהל יציאות להפסקות על פי חוקים והגבולות שמגדירה ההנהלה בהתאם לצרכי הארגון. 
  ‍
  

• מגזר הקמעונאות - אופטימיזציית שכר ומכירות: מודול ניהול שכר עבודה מאפשר להגדיר יעד שכר עבודה לכל חנות בהתאם לפדיון הצפוי בה בכל שבוע. המודול שפותח במשמרות מתוך ניסיון עם חברות קמעונאות מהגדולות במשק, מסייע למנהל סידור העבודה למנוע חריגות בעלות שכר העבודה. מודול נוסף, לאופטימיזציית מכירות, משבץ עובדות ועובדים חזקים שעובדים מצוין באופן עצמאי או יחד כצוות במשמרות בהן צפויים "פיקים" של לקוחות, כדי למקסם מכירות.
  ‍
  

• מגזר המפעלים - שמירה על חוקי עבודה ומנוחה: מודול רגולציית דיני עבודה ומנוחה ייעודי מסייע למנהלים לוודא בקלות שכל שיבוצי העובדים תואמים את דיני העבודה והמנוחה שהארגון מגדיר. המודול כבר מיושם במפעלי שטראוס, נטפים, פלסאון ורבים נוספים. מודול נוסף מאפשר למפעלים שעובדים ברוטציה או סבב לנהל את השיבוצים בצורה נוחה וקלה יותר, ולפתור בעיות במהירות ובחוכמה.
  ‍
  

• סדר ונוחות בחברות ביטחון ואבטחה: מודול איזון מתקנים פותח במיוחד לגופים ביטחוניים שמעוניינים לשמור על איזון בשיבוץ עובדים בין המתקנים השונים. הוא נמצא בשימוש לצד המודולים הנוספים אצל Electra Security,  אלעל וגופים ביטחוניים נוספים שאין לציין את שמם. מודול שיוך שעות עבודה ללקוח וייצוא למערכת שכר מאפשר לארגון האבטחה לנהל לקוחות, אתרים או עמדות, לשייך את שיבוצי העובדים ללקוח, אתר או מתקן, ולייצא אותם למערכת השכר. בנוסף, מודול ניהול נשקים מספק מעקב אחר הנשק שבו השתמש כל איש צוות בכל משמרת.

כלים ניהוליים חיוניים לכל ארגון
‍

• השוואת תכנון מול ביצוע בזמן אמת: המודולים של משמרות מאפשרים קליטת נתוני נוכחות והשוואה של התכנון מול הביצוע בפועל, בדשבורד זמן-אמת. הוא מתריע על חריגות, מציף פערים ומאפשר לנתח רטרואקטיבית את כמות האיחורים, החיסורים וההופעות הלא מתוכננות בכל מחלקה, צוות או עובד.
  ‍
• טיוב שעות נוכחות: המערכת מספקת טיוב שעות נוכחות ואישור לשכר, שנותן למנהלים כלי אוטומטי מדויק שחוסך זמן. מערכת משמרות משווה את שעות העבודה בפועל לשעות המתוכננות בסידור העבודה וקובעת אוטומטית מה מאושר לשכר על ידי סט חוקים והדגשת החריגות. השעות עוברות באופן קל ומהיר כשנתוני נוכחות מאושרים לתשלום לשכר.
  ‍
• מודול קיטום שעות: מודול זה מוודא שעובדים ייכנסו למשמרת בדיוק בזמן המיועד, וייצאו ממנה בשעה המתוכננת, לא לפניה ולא אחריה. הערך המצטבר שלו עשוי לחסוך מיליוני שקלים בשנה בארגונים גדולים.

‍

מספקים פתרונות ביום יום, ובנסיבות מיוחדות

כשרוצים לאפשר לעובדים לעבוד מהבית, במשמרות מספקים מערכת ניהול משמרות עם חיווי בזמן אמת ומודול חיזוי. כך ניתן לבנות סידורי עבודה, לעדכן מצבות כוח אדם ולנהל את המשמרת עצמה מסביב לשעון - כאילו כל העובדים נמצאים באותו מקום, ולא מפוזרים ברחבי הארץ ונפגשים בזום בלבד. אם אתם רוצים לוודא שהעובדים שלכם שומרים על הבריאות הפיזית והנפשית, במשמרות יבנו לכם קפסולות, בעזרתן מתאפשר בידוד מינימלי לצוותים במקרה של חשיפה לחולה. כל אלו בהתאמה מלאה להנחיות של משרד הבריאות, גם כשאלה משתנות מיום ליום.

גם כשצריך לעמוד ביעדים חדשים ומהר, במשמרות מתממשקים למערכות בתוך הארגון ומאפשרים לכם לעבוד ביעילות גדולה יותר, תוך דקות ספורות. אם אתם חייבים ללמד את העובדים שלכם לשחות במים חדשים ומאתגרים כל יום, במשמרות יודעים לספק לכם את התמונה המלאה, כדי שתמשיכו ותחזקו את העובדים שלכם. ככל שהכלים הארגוניים שלרשותכם יעזרו לכם לענות על צרכי העובדים שלכם, האמון ביניכם יתחזק אפילו יותר, ואיתו היעילות.

‍

לפרטים נוספים: www.mishmarot.com